easysquare Datenschutzerklärung

Stand: März 2023

easysquare ist eine mobile Plattform, die als Smartphone-App bzw. Web-Portal bereitgestellt wird und die Verwaltung von immobilienwirtschaftlichen Prozessen durch Interessenten, Mieter und Eigentümer ermöglicht. easysquare ist ein Angebot der easysquare GmbH und wird in Kooperation mit dem Immobilienunternehmen Talyo („Partner“) unter dem Namen talyo-kunden angeboten.

1. Geltungsbereich

Die nachfolgende Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von easysquare.

2. Verarbeitungszwecke

2.1. Registrierung

Um easysquare vollumfänglich nutzen zu können, müssen Nutzer sich registrieren. Mit der Registrierung kommt ein Nutzungsvertrag zwischen dem Nutzer und der easysquare GmbH auf Grundlage der in der App angezeigten Nutzungsbedingungen zu Stande. Die im Rahmen der Registrierung erhobenen Daten, vor allem E-Mail-Adressen und Passwort, verarbeiten wir, um den Zugang zu easysquare bereitzustellen und Ihnen die Nutzung der mobilen Plattform zu ermöglichen. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist der Vertrag über die Nutzung von easysquare.

2.2. App-Funktionen

easysquare verarbeitet - wie im Folgenden beschrieben - in mehreren Funktionen personenbezogene Daten. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist jeweils der Vertrag über die Nutzung von easysquare.

2.2.1. Immobiliengesuche

Mittels easysquare können Sie Immobiliengesuche verwalten. Hierzu ist es möglich, nach Immobilienangeboten des Partners zu suchen und für diese eine Interessentenanfrage zu stellen. Welche Daten im Rahmen eines Immobiliengesuchs konkret verarbeitet werden, ist abhängig von dem konkreten Immobilienangebot. Regelmäßig verarbeiten wir vor allem Stammdaten zu Ihrem Immobiliengesuch, wie Ihren Namen und derzeitige Anschrift, Kontaktdaten (wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse) und gewünschter Kontaktweg sowie immobilienbezogene Angaben (z.B. Wohnfläche und Lage). Soweit die Angabe von personenbezogenen Daten erforderlich ist, um Ihr Immobiliengesuch zu bearbeiten, sind die jeweiligen Abfragefelder als Pflichtfelder ausgestaltet. Zusätzlich können Sie in easysquare ein Interessentenprofil anlegen und dort weitere freiwillige Angaben machen, um passgenauere Angebote zu erhalten. Schließlich verarbeiten wir Daten auf pseudonymisierter Basis, um Auswertungen zu erstellen (z.B. Wie viele Personen haben sich auf ein Angebot beworben?), die zur Verbesserung unseres Dienstes beitragen und Ihnen die Zurverfügungstellung passgenauerer Angebote ermöglicht.

Mit Ihrer Freigabe in der mobilen Plattform geben wir die von Ihnen im Rahmen dieser Funktion bereitgestellten Daten sowie die von uns erstellten Auswertungen auf pseudonymisierter Basis zur weiteren Bearbeitung an unseren Partner weiter.

2.2.2. Vertragsverwaltung und Vertragsabwicklung

Sofern Sie vertragliche Leistungen des Partners in Anspruch nehmen und vom Partner über einen Freischaltprozess authentifiziert worden sind, können Sie Ihre Verträge mit dem Partner in easysquare einsehen und verwalten. Hierzu können Sie über easysquare Daten erfassen (z.B. im Rahmen von Schadensmeldungen) bzw. Erklärungen gegenüber dem Partner (z.B. zur Genehmigung von Haustieren) verwalten.

Mit Ihrer Freigabe in der mobilen Plattform geben wir die im von Ihnen im Rahmen dieser Funktion bereitgestellten Daten zur weiteren Verarbeitung an unseren Partner weiter, der für die weitere Verarbeitung verantwortlich ist.

2.2.3. Dokumentenzustellung

easysquare erlaubt die elektronische Bereitstellung von vertragsrelevanten Dokumenten durch den Partner. So können in easysquare beispielsweise Nebenkostenabrechnungen zur Ansicht und zum Abruf bereitgestellt werden. Um den Zugang dieser Dokumente zu dokumentieren, protokollieren wir den Abruf bzw. das Öffnen der durch den Partner bereitgestellten Dokumente.

Diese Daten geben wir an den Partner weiter.

2.2.4. EED-Verbrauchsinformationen

easysquare erlaubt die elektronische Bereitstellung von Verbrauchsinformationen gemäß der EED (Energy Efficiency Directive) durch den Partner. So können in easysquare beispielsweise die Verbrauchswerte von Heizung und Wasser zur Ansicht und zum Abruf bereitgestellt werden.

Diese Daten geben wir an den Partner weiter.

2.3. Fehleranalyse / Statistische Auswertung / Missbrauchskontrolle

Bei der Nutzung von easysquare verarbeiten wir standardisierte Angaben über Ihr Endgerät in einer Protokolldatei. Diese Daten verarbeiten wir, um Fehler unseres Servers und Missbrauchsversuche analysieren zu können. Im Einzelnen werden hier die IP-Adresse des Nutzers, das Datum und die Uhrzeit der Serverkommunikation, der Status der Kommunikation zwischen Portal und Endgerät, die übertragene Datenmenge, Name und Inhalt der übertragenen Ressource, die Betriebssystemversion des mobilen Endgerätes zum Zeitpunkt der Aktion sowie die Version der App erfasst. Zudem erfassen wir die Nutzung einzelner Plattformkomponenten bzw. Funktionen auf pseudonymisierter Basis, um statistische/aggregierte Angaben zur Plattformnutzung zu generieren (z.B. die Gesamtzahl der Registrierungen bzw. die Gesamtzahl aller Nutzer einer bestimmten Funktion).

Sofern Sie easysquare als Smartphone-App nutzen, werden im Falle eines Absturzes der App ausschließlich technische Informationen zum Zustand der App (Version des Betriebssystems, App Version, letzte Log-Meldungen) über den Dienst Visual Studio App Center (ein Angebot der Microsoft Ireland Operations Ltd.) an uns übermittelt.

Wir analysieren diese Absturz-Berichte, um technische Fehler zu identifizieren und zu beheben. Die einzelnen Absturzberichte erlauben es uns nicht, Sie zu identifizieren.

Die in dem Absturzbericht enthaltenen Informationen können teilweise in den USA verarbeitet werden. Hierbei handelt es sich aber um rein technische Informationen ohne Personenbezug.

Betreiber von Visual Studio App Center ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA, https://www.microsoft.com/de-de/rechtliche-hinweise/impressum. Die Datenschutzbestimmungen von Microsoft sind unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement zu finden.

Wir verwenden Microsoft Visual Studio auch zum Zwecke der Analyse (Microsoft Visual Studio App Center Analytics), z.B. um herauszufinden, welches Endgerät und welche Betriebssystemversion verwendet wird.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Stabilität und Zuverlässigkeit der App.

Schließlich verarbeiten wir Daten auf pseudonymisierter Basis, um Auswertungen zu erstellen (z.B. Wie viele Personen haben sich auf ein Angebot beworben?). Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung unseres Dienstes und der Möglichkeit, Ihnen passgenauere Angebote zur Verfügung stellen zu können.

2.4. Push-Nachrichten

Wir verwenden die Entwicklerplattform Google Firebase und die mit ihr verbundenen Funktionen und Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, https://www.google.de/contact/impressum.html.

Google Firebase ist eine Plattform für Entwickler von Apps für mobile Geräte und Webseiten.

Die Entwicklerplattform Google Firebase bietet eine Vielzahl von Funktionen. Eine Auflistung hierzu ist unter folgendem Link einsehbar: https://firebase.google.com/terms/.

Wir verwenden in unserer App den nachfolgenden Dienst von Google Firebase:

Der Dienst Firebase Cloud Messaging ist ein Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, https://www.google.de/contact/impressum.html.

Mit dem Dienst Firebase Cloud Messaging können Push-Nachrichten oder sogenannte In-App-Messages (Nachrichten, die nur innerhalb der jeweiligen App angezeigt werden) übermitteln zu können. Dabei wird dem Endgerät eine pseudonymisierte Push-Reference zugeteilt, die den Push-Nachrichten bzw. In-App-Messages als Ziel dient. Die Push-Nachrichten können in den Einstellungen des Endgeräts jederzeit deaktiviert und auch wieder aktiviert werden.

Bei der Verwendung von Google Firebase Cloud Messaging beschränken sich die personenbezogenen Daten auf sogenannte "Instance IDs", die mit einem Zeitstempel versehen sind. Diese von Firebase vergebenen "Instance IDs" sind einzigartig und erlauben damit das Verknüpfen von unterschiedlichen Geschehnissen oder Abläufen. Firebase Cloud Messaging verwendet diese „Instance IDs“ um zu bestimmen, an welche Geräte Nachrichten geliefert werden sollen.

Google verarbeitet die Daten in unserem Auftrag, um Ihnen die Push-Nachricht an Ihr Endgerät zu übermitteln. Google kann diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten.

Durch die Einbindung von Firebase Cloud Messaging verfolgen wir den Zweck, Ihnen Push-Nachrichten zukommen lassen zu können und Ihnen damit ein besseres Angebot im Rahmen unserer App anbieten zu können.

Die Datenschutzbestimmungen von Google Firebase Cloud Messaging sind unter https://firebase.google.com/support/privacy zu finden.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der verbesserten Nutzung unserer App und dem großen Nutzen der oben beschriebenen Funktionen für unser Angebot.

3. Cookies

Bei der Nutzung von easysquare werden sog. „Cookies“ eingesetzt. Cookies sind kleine Textdateien, die von uns verwendet werden, um die Steuerung Ihres Besuchs auf easysquare zu vereinfachen und zu beschleunigen bzw. sind notwendig, um Ihnen die Benutzung und den Zugriff auf sichere Bereiche von easysquare zu ermöglichen.

Easysquare setzt ausschließlich Cookies ein, die unbedingt erforderlich sind, um Ihnen den ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung stellen zu können („Unbedingt erforderliche Cookies“).

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG.

4. Empfänger von Daten

Der Betrieb der easysquare zu Grunde liegenden IT-Infrastruktur erfolgt durch die PROMOS consult, Projektmanagement, Organisation und Service GmbH, Rungestr. 19, 10179 Berlin im Auftrag der easysquare GmbH. Zusätzlich geben wir, wie in Abschnitt 2.2. bzw. 2.3. beschrieben, Daten an unsere Partner aus der Wohnungswirtschaft weiter.

Die in Abschnitt 2.2. und 2.4. beschriebenen Daten werden an Microsoft Ireland Operations Ltd., The Atrium Building, Block B, Carmanhall Road, Sandyford Business Estate, Dublin 18, Ireland und an Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, weitergegeben.

5. Änderungen der Datenschutzerklärung

Die easysquare GmbH behält sich vor, diese Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft zu ändern oder zu ergänzen. Dabei ist die easysquare GmbH berechtigt, im Einzelfall Entscheidungen zu treffen, durch die die Datenschutzerklärung konkretisiert oder erweitert wird.

6. Speicherdauer Ihrer Daten

Sofern in dieser Datenschutzerklärung nicht anders beschrieben, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist oder es im Rahmen von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vorgesehen ist. Danach werden die betreffenden Daten routinemäßig entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht bzw. anonymisiert.

Beachten Sie, dass wir Ihren registrierten Account bei Inaktivität löschen. Sofern wir Ihren Account auf Ihren Wunsch zur Löschung vorgemerkt haben, wird dessen physische Löschung erst nach Ablauf eines Tages vollzogen. Die Löschung Ihres Accounts ist gleichbedeutend mit dem Widerruf der Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Das bedeutet, dass wenn Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widerrufen möchten, Sie Ihren Account löschen können und somit alle Sie betreffenden personenbezogenen Daten gelöscht werden, es sei denn dem stehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Verjährungspflichten oder etwaige rechtliche Verpflichtungen entgegen.

7. Ihre Betroffenenrechte

Hinsichtlich der hier aufgeführten Datenverarbeitung stehen Ihnen diverse Betroffenenrechte zu, die in der DSGVO geregelt sind. Sie haben zunächst das Recht, Informationen über Ihre uns übermittelten und von uns verarbeiteten Daten einzuholen (Art. 15 DSGVO). Daneben können Sie die Einschränkung (Art. 18 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer Daten verlangen. Sie haben zudem ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Schließlich haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

8. Verantwortlicher / Datenschutzbeauftragter

easysquare wird bereitgestellt durch die easysquare GmbH, Rungestr. 19, 10179 Berlin. Die easysquare GmbH ist der Verantwortliche im Sinne datenschutzrechtlicher Vorschriften. Unser Datenschutzbeauftragter ist die Bitkom Servicegesellschaft mbH, Albrechtstraße 10, 10117 Berlin.

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns via E-Mail an: datenschutz@easysquare.com